FlowBud.
Regulamin · wersja 1.0 · obowiązuje od 1 sierpnia 2026 r.

Regulamin aplikacji FlowBud

wersja 1.0, obowiązująca od dnia 1 sierpnia 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki korzystania z aplikacji FlowBud dostępnej pod adresem https://flowbud.pl (dalej: „Aplikacja”), zasady udzielania licencji na korzystanie z Aplikacji oraz zasady świadczenia usług towarzyszących przez Usługodawcę.
  2. Usługodawcą jest Damian Manelski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: SOFTWARE DEVELOPMENT DAMIAN MANELSKI, adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej: ul. Tadeusza Rejtana 53, lok. B, 83-330 Pępowo (gm. Żukowo, pow. Kartuski, woj. pomorskie), wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: 8741695809, REGON: 366801191 (dalej: „Usługodawca”).
  3. Kontakt z Usługodawcą, we wszystkich sprawach związanych z Aplikacją, w tym w sprawach reklamacji, danych osobowych oraz zgłaszania naruszeń, jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej, pod adresem: [email protected].
  4. Niniejszy dokument jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: „u.ś.u.d.e.”).
  5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie, przed zawarciem Umowy, pod adresem https://flowbud.pl/regulamin, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient. Na żądanie Klienta Usługodawca prześle Regulamin pocztą elektroniczną.
  6. Warunkiem korzystania z Aplikacji jest zapoznanie się z Regulaminem i akceptacja jego postanowień.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie wyrażenia pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

  1. Aplikacja – aplikacja internetowa FlowBud, stanowiąca program komputerowy w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, udostępniana przez Usługodawcę w modelu SaaS (Software as a Service) za pośrednictwem przeglądarki internetowej pod adresem https://flowbud.pl, wraz z interfejsem graficznym oraz zintegrowanymi bazami danych, zainstalowana i działająca na infrastrukturze wykorzystywanej przez Usługodawcę;
  2. Dane Uwierzytelniające KSeF – wszelkie dane, identyfikatory, tokeny (w tym Token KSeF), certyfikaty lub inne mechanizmy autoryzacji wymagane lub wykorzystywane do uzyskania dostępu do KSeF, generowane lub udostępniane w ramach systemów udostępnianych przez właściwe organy administracji publicznej;
  3. Dzień Roboczy – każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce;
  4. Faktura Ustrukturyzowana – faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;
  5. Klient – przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, który zawarł z Usługodawcą Umowę w bezpośrednim związku ze swoją działalnością gospodarczą, o zawodowym dla niego charakterze;
  6. Konto – wyodrębniona logicznie przestrzeń w systemie teleinformatycznym Aplikacji (konto organizacji Klienta), do której przypisani są Użytkownicy Klienta i w ramach której gromadzone są Treści Klienta;
  7. Koordynator – Użytkownik posiadający w Aplikacji rolę o rozszerzonych uprawnieniach, obejmujących w szczególności zapraszanie Użytkowników, zarządzanie integracją z KSeF oraz zatwierdzanie Sugestii AI;
  8. KSeF – Krajowy System e-Faktur, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, prowadzony przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
  9. Licencja – licencja na korzystanie z Aplikacji, udzielana Klientowi na zasadach określonych w § 6 Regulaminu;
  10. Oferta – skierowana do Klienta indywidualna oferta Usługodawcy (w szczególności przedstawiona pocztą elektroniczną lub w podsumowaniu ustaleń z prezentacji Aplikacji), określająca co najmniej wysokość Opłaty, długość Okresu Subskrypcji oraz ewentualne warunki szczególne; w razie rozbieżności pomiędzy Ofertą a Regulaminem pierwszeństwo mają postanowienia Oferty;
  11. Okres Subskrypcji – okres, na który została zawarta Umowa i na który udzielana jest Licencja, odpowiadający okresowi opłaconemu przez Klienta zgodnie z Ofertą (miesiąc albo rok, chyba że Oferta stanowi inaczej);
  12. Opłata – wynagrodzenie należne Usługodawcy od Klienta z tytułu udzielenia Licencji na dany Okres Subskrypcji, ustalane indywidualnie w Ofercie, płatne z góry;
  13. Polityka Prywatności – dokument opisujący zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji, dostępny pod adresem https://flowbud.pl/polityka-prywatnosci;
  14. Pracownik – Użytkownik posiadający w Aplikacji rolę o uprawnieniach podstawowych, określonych w Aplikacji;
  15. Sugestie AI – opisane w § 9 Regulaminu propozycje generowane w Aplikacji z wykorzystaniem systemu sztucznej inteligencji, mające wyłącznie charakter pomocniczy i wymagające zatwierdzenia przez Koordynatora;
  16. Token KSeF – wygenerowany przez Klienta w KSeF token autoryzacyjny (lub inny równoważny środek dostępu), wprowadzany przez Klienta do Aplikacji w celu umożliwienia pobierania Faktur Ustrukturyzowanych;
  17. Treści Klienta – wszelkie dane, informacje i materiały wprowadzone do Konta przez Klienta lub jego Użytkowników albo pobrane do Konta z KSeF na podstawie dyspozycji Klienta, w tym dane zawarte w Fakturach Ustrukturyzowanych oraz dane kontrahentów Klienta;
  18. Umowa – umowa o korzystanie z Aplikacji zawierana pomiędzy Usługodawcą a Klientem na czas oznaczony odpowiadający Okresowi Subskrypcji, której świadczeniem głównym jest udzielenie Licencji, a świadczeniami towarzyszącymi – Usługi Towarzyszące;
  19. Umowa Powierzenia – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), o której mowa w art. 28 RODO, zawierana pomiędzy Klientem (administratorem) a Usługodawcą (podmiotem przetwarzającym), stanowiąca integralną część Umowy;
  20. Usługi Towarzyszące – opisane w § 7 Regulaminu świadczenia o charakterze akcesoryjnym względem Licencji, obejmujące utrzymanie środowiska Aplikacji (hosting), jej aktualizacje oraz podstawowe wsparcie techniczne;
  21. Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu lub na rzecz Klienta (w szczególności jego pracownik lub współpracownik), której Klient umożliwił korzystanie z Aplikacji w ramach swojego Konta, w roli Koordynatora albo Pracownika;
  22. Właściciel Konta – Koordynator będący właścicielem Konta (osoba, która zawarła Umowę w imieniu Klienta lub została wskazana przez Klienta jako właściciel Konta), którego rola nie podlega odebraniu ani obniżeniu przez innych Użytkowników.

§ 3. Charakter Aplikacji i model B2B

  1. Aplikacja jest narzędziem o charakterze koordynacyjno-organizacyjnym, wspierającym Klientów w porządkowaniu dokumentacji i rozliczeń związanych z prowadzonymi przedsięwzięciami (inwestycjami), w tym prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności poprzez: pobieranie Faktur Ustrukturyzowanych z KSeF, przypisywanie faktur do inwestycji, prowadzenie budżetów i zestawień finansowych, harmonogramy, bazę podwykonawców oraz pracę zespołową w ramach ról.
  2. Aplikacja nie służy do świadczenia usług księgowych, rachunkowych, audytorskich ani doradztwa podatkowego, finansowego lub prawnego, a Usługodawca takich usług nie świadczy. Wszelkie dane, zestawienia, budżety i raporty prezentowane w Aplikacji mają charakter wyłącznie porządkujący i informacyjny; nie stanowią one ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych ani podstawy rozliczeń publicznoprawnych Klienta.
  3. Aplikacja nie realizuje płatności, nie wystawia ani nie przesyła faktur lub innych dokumentów do KSeF ani do jakichkolwiek organów, a także nie podejmuje w imieniu Klienta żadnych czynności wywołujących skutki prawne, podatkowe lub finansowe. Oznaczenie w Aplikacji faktury jako opłaconej stanowi wyłącznie adnotację Klienta i nie jest równoznaczne z dokonaniem transakcji płatniczej.
  4. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i wyłącznie do użytku o charakterze zawodowym, pozostającym w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą Klienta. Usługodawca nie kieruje Aplikacji do konsumentów ani do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, dla których Umowa nie miałaby charakteru zawodowego (tzw. przedsiębiorców na prawach konsumenta), i nie zawiera z takimi podmiotami Umów.
  5. Zawierając Umowę Klient będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą oświadcza, że Umowa ma dla niego charakter zawodowy, wynikający w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej ujawnionego w CEIDG. Usługodawca może uzależnić zawarcie Umowy od potwierdzenia tej okoliczności.
  6. Aplikacja nie służy do publicznego rozpowszechniania treści. Treści Klienta są dostępne wyłącznie dla Użytkowników danego Konta. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym.

§ 4. Zawarcie Umowy i aktywacja dostępu

  1. Korzystanie z Aplikacji nie jest możliwe w drodze samodzielnej (samoobsługowej) rejestracji. Zawarcie Umowy jest poprzedzone indywidualnym kontaktem Klienta z Usługodawcą (w szczególności poprzez formularz „Zamów demo”, pocztę elektroniczną lub prezentację Aplikacji) oraz indywidualną weryfikacją Klienta przez Usługodawcę.
  2. Umowa zostaje zawarta z chwilą przyjęcia Oferty przez Klienta, nie wcześniej jednak niż z chwilą akceptacji Regulaminu. Warunkiem aktywacji dostępu do Aplikacji jest zaksięgowanie Opłaty na rachunku bankowym Usługodawcy, chyba że Oferta przewiduje aktywację dostępu przed dokonaniem płatności.
  3. Osoba zawierająca Umowę w imieniu Klienta oświadcza, że jest umocowana do jego reprezentacji w zakresie zawarcia i wykonywania Umowy. Usługodawca może żądać udokumentowania umocowania.
  4. Umowa jest zawierana na czas oznaczony odpowiadający Okresowi Subskrypcji i wygasa z jego upływem, bez potrzeby składania dodatkowych oświadczeń.
  5. Strony zgodnie postanawiają, że korzystanie z Aplikacji nie stanowi usługi o charakterze ciągłym. Każdy Okres Subskrypcji jest przedmiotem odrębnej Umowy zawieranej na czas oznaczony, świadczenie Usługodawcy wyczerpuje się z upływem opłaconego Okresu Subskrypcji.
  6. Opłacenie przez Klienta kolejnego Okresu Subskrypcji (po otrzymaniu Oferty lub faktury na kolejny okres) stanowi każdorazowo zawarcie nowej, odrębnej Umowy na czas oznaczony odpowiadający temu okresowi, na warunkach Regulaminu i Oferty obowiązujących w chwili jej zawarcia. Pomiędzy poszczególnymi Umowami nie zachodzi stosunek ciągłości, brak opłacenia kolejnego Okresu Subskrypcji nie stanowi wypowiedzenia umowy o charakterze ciągłym, lecz powoduje, że kolejna Umowa nie zostaje zawarta.
  7. Klientowi nie przysługuje prawo odstąpienia od Umowy ani jej rozwiązania przed upływem opłaconego Okresu Subskrypcji, z zastrzeżeniem § 16. Rezygnacja z korzystania z Aplikacji w trakcie opłaconego Okresu Subskrypcji nie uprawnia do zwrotu Opłaty w całości ani w części.

§ 5. Prawa własności intelektualnej

  1. Usługodawca oświadcza, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do Aplikacji jako programu komputerowego oraz do jej elementów stanowiących utwory (w tym interfejsu, elementów graficznych, dokumentacji i logotypu), a także że jest uprawniony do udzielania licencji na korzystanie z Aplikacji.
  2. Zawarcie Umowy nie przenosi na Klienta jakichkolwiek praw własności intelektualnej do Aplikacji. Klient uzyskuje wyłącznie uprawnienia licencyjne opisane w § 6.
  3. Wszelkie prawa do Treści Klienta pozostają przy Kliencie. Klient udziela Usługodawcy nieodpłatnego, niewyłącznego upoważnienia do korzystania z Treści Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy (w tym ich przechowywania, wyświetlania, indeksowania i przetwarzania w ramach funkcjonalności Aplikacji).
  4. Jakiekolwiek korzystanie z Aplikacji lub jej elementów poza zakresem Licencji, w tym kopiowanie, rozpowszechnianie lub opracowywanie, wymaga uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej co najmniej w formie dokumentowej i może stanowić naruszenie praw autorskich Usługodawcy.

§ 6. Licencja

  1. Z chwilą zawarcia Umowy i zaksięgowania Opłaty (a w przypadku, o którym mowa w § 4 ust. 2 zdanie drugie in fine – z chwilą aktywacji dostępu) Usługodawca udziela Klientowi licencji na korzystanie z Aplikacji: niewyłącznej, nieprzenoszalnej, bez prawa udzielania sublicencji, ograniczonej terytorialnie do korzystania z Aplikacji jako usługi dostępnej przez sieć Internet, na czas oznaczony odpowiadający opłaconemu Okresowi Subskrypcji.
  2. Udzielenie Licencji stanowi świadczenie główne Usługodawcy w ramach Umowy. Opłata stanowi w całości wynagrodzenie z tytułu udzielenia Licencji na korzystanie z Aplikacji (opłatę licencyjną). Usługi Towarzyszące są świadczeniami akcesoryjnymi względem Licencji, umożliwiającymi korzystanie z niej zgodnie z przeznaczeniem i nie są objęte odrębnym wynagrodzeniem.
  3. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji: uzyskiwanie dostępu do Aplikacji i jej uruchamianie za pośrednictwem przeglądarki internetowej, wyświetlanie i stosowanie Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem i dokumentacją, a także wprowadzanie, przeglądanie, modyfikowanie, eksportowanie i usuwanie Treści Klienta w ramach funkcjonalności Aplikacji – każdorazowo wyłącznie na użytek własnej działalności gospodarczej Klienta i przez Użytkowników działających w ramach Konta Klienta.
  4. Licencja nie uprawnia Klienta w szczególności do:
    1. trwałego lub czasowego zwielokrotniania Aplikacji ani jej pobierania, poza zwielokrotnianiem technicznym nieodzownym do wyświetlenia Aplikacji w przeglądarce;
    2. tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub wprowadzania jakichkolwiek innych zmian w Aplikacji;
    3. dekompilacji, dezasemblacji ani innych form inżynierii wstecznej Aplikacji, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa;
    4. udostępniania Aplikacji, odpłatnie lub nieodpłatnie, osobom trzecim spoza kręgu Użytkowników, w tym w modelu usługowym, najmu lub użyczenia;
    5. wykorzystywania Aplikacji do tworzenia produktu lub usługi konkurencyjnej wobec Aplikacji.
  5. Licencja wygasa z upływem Okresu Subskrypcji, na który została udzielona, a w przypadku rozwiązania Umowy przed upływem tego okresu – z chwilą rozwiązania Umowy.
  6. Klient zapewni przestrzeganie warunków Licencji przez wszystkich swoich Użytkowników. Naruszenie warunków Licencji przez Użytkownika jest traktowane jak naruszenie przez Klienta.

§ 7. Usługi Towarzyszące. Dostępność Aplikacji

  1. W okresie obowiązywania Umowy Usługodawca świadczy na rzecz Klienta Usługi Towarzyszące obejmujące: utrzymanie środowiska Aplikacji (hosting), dostarczanie aktualizacji Aplikacji według uznania i planu rozwoju Usługodawcy oraz podstawowe wsparcie techniczne realizowane poprzez system zgłoszeń dostępny w Aplikacji lub pocztę elektroniczną.
  2. Usługodawca świadczy Usługi Towarzyszące z należytą starannością wymaganą od profesjonalisty. Usługodawca nie gwarantuje jednak określonego poziomu dostępności Aplikacji (Umowa nie obejmuje SLA), nieprzerwanego ani bezbłędnego działania Aplikacji.
  3. Usługodawca jest uprawniony do dokonywania przerw technicznych w dostępie do Aplikacji w celach konserwacyjnych, naprawczych, aktualizacyjnych lub rozwojowych. Usługodawca planuje przerwy techniczne, w miarę możliwości, poza typowymi godzinami pracy i informuje o istotnych planowanych przerwach z wyprzedzeniem, w Aplikacji lub pocztą elektroniczną.
  4. Usługodawca stale rozwija Aplikację i jest uprawniony do zmiany technicznego sposobu realizacji jej funkcjonalności, modyfikacji interfejsu oraz wprowadzania, zmiany lub wycofywania poszczególnych funkcjonalności, o ile nie pozbawia to Aplikacji jej zasadniczych cech opisanych w § 3 ust. 1 w trakcie opłaconego Okresu Subskrypcji. Zmiany takie nie stanowią zmiany Regulaminu ani niewykonania Umowy.
  5. Aktualizacje Aplikacji mogą wprowadzać zmiany w jej funkcjonowaniu. Po wdrożeniu aktualizacji Klient zobowiązany jest upewnić się co do poprawności danych i zestawień, z których korzysta.
  6. Korzystanie z Aplikacji jest uzależnione od usług podmiotów trzecich (w szczególności dostawców infrastruktury chmurowej, tożsamości i poczty transakcyjnej), których dostępność nie jest objęta gwarancjami tych podmiotów wobec Usługodawcy w pełnym zakresie. Okoliczność ta jest uwzględniona w charakterze zobowiązania Usługodawcy jako zobowiązania starannego działania.

§ 8. Integracja z KSeF

  1. Aplikacja umożliwia, po skonfigurowaniu integracji przez Klienta, pobieranie z KSeF Faktur Ustrukturyzowanych (otrzymanych i wystawionych) wraz z danymi technicznymi i statusowymi, wyłącznie w trybie odczytu. Aplikacja nie wystawia, nie podpisuje, nie przesyła ani nie akceptuje w KSeF jakichkolwiek faktur ani innych dokumentów w imieniu Klienta.
  2. W zakresie integracji z KSeF Aplikacja stanowi wyłącznie narzędzie techniczne i pomocnicze. Korzystanie z tej funkcjonalności nie skutkuje udzieleniem Usługodawcy, w sposób wyraźny, dorozumiany ani domniemany, jakichkolwiek pełnomocnictw, upoważnień lub umocowań do działania w imieniu lub na rzecz Klienta wobec organów administracji publicznej lub osób trzecich, ani nie oznacza przejęcia przez Usługodawcę jakichkolwiek obowiązków publicznoprawnych Klienta.
  3. Integrację konfiguruje Koordynator, generując Token KSeF w środowisku udostępnianym przez Ministerstwo Finansów i wprowadzając go do Aplikacji. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za uzyskanie, prawidłowe nadanie, zakres, ważność, aktualizację oraz cofnięcie uprawnień w KSeF, a także za zgodne z prawem posługiwanie się Danymi Uwierzytelniającymi KSeF przez siebie i swoich Użytkowników. Usługodawca nie weryfikuje istnienia, zakresu ani prawidłowości tych uprawnień.
  4. Token KSeF jest przechowywany przez Usługodawcę w postaci zaszyfrowanej, w dedykowanym magazynie sekretów na terenie Unii Europejskiej, i jest wykorzystywany wyłącznie do uwierzytelnienia w KSeF w celu pobierania Faktur Ustrukturyzowanych na dyspozycję Klienta. Klient może w każdej chwili usunąć Token KSeF z Aplikacji lub zażądać jego usunięcia, usunięcie Tokenu uniemożliwia dalszą synchronizację z KSeF.
  5. Klient przyjmuje do wiadomości, że dostępność, działanie i reguły KSeF (w tym walidacja, statusy i ograniczenia techniczne) zależą wyłącznie od systemu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów, na który Usługodawca nie ma żadnego wpływu. Usługodawca nie gwarantuje, że funkcjonalność integracji z KSeF będzie w każdym czasie umożliwiała pobranie wszystkich danych, w szczególności w przypadku niedostępności KSeF, przerw technicznych, awarii, ograniczeń lub zmian po stronie KSeF, w przypadku zmian przepisów prawa lub wymagań technicznych KSeF Usługodawca dostosuje Aplikację w rozsądnym terminie, uwzględniającym zakres zmian i możliwości wytwórcze Usługodawcy.
  6. Aplikacja odwzorowuje dane pobrane z KSeF w brzmieniu nadanym im przez wystawców faktur. Usługodawca nie odpowiada za merytoryczną poprawność, kompletność ani aktualność danych zawartych w Fakturach Ustrukturyzowanych, a w konsekwencji – za poprawność zestawień, budżetów i Sugestii AI opartych na tych danych.

§ 9. Funkcje sztucznej inteligencji (Sugestie AI)

  1. Aplikacja może generować Sugestie AI, w szczególności propozycje przypisania faktur do inwestycji, z wykorzystaniem modeli językowych dostarczanych przez zewnętrznego dostawcę infrastruktury AI na terenie Unii Europejskiej.
  2. Sugestie AI mają wyłącznie charakter pomocniczy i informacyjny. Sugestia AI nie wywołuje samodzielnie żadnych skutków w danych Klienta: przypisanie faktury do inwestycji następuje dopiero po zatwierdzeniu Sugestii AI przez Koordynatora. W wyniku zatwierdzenia Aplikacja może utworzyć regułę przypisywania (np. określony dostawca – określona inwestycja), kolejne faktury odpowiadające regule uprzednio zatwierdzonej przez Koordynatora mogą być przypisywane automatycznie na podstawie tej reguły, którą Klient może w każdej chwili zmienić lub usunąć.
  3. Aplikacja nie podejmuje wobec Klienta ani jego Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały; nadzór nad wynikami działania funkcji AI sprawuje człowiek.
  4. Klient może w każdej chwili wyłączyć funkcje AI w ustawieniach Aplikacji. Wyłączenie funkcji AI nie wpływa na działanie pozostałych funkcjonalności Aplikacji.
  5. Klient jest zobowiązany do weryfikacji Sugestii AI oraz wyników działania reguł przed ich wykorzystaniem w swojej działalności. Wyłączną odpowiedzialność za decyzje podjęte na podstawie Sugestii AI, reguł lub danych prezentowanych w Aplikacji ponosi Klient.
  6. Zakres danych przekazywanych dostawcy infrastruktury AI w związku z generowaniem Sugestii AI opisuje Polityka Prywatności oraz Umowa Powierzenia.

§ 10. Konto, role i Użytkownicy

  1. W ramach Konta Klienta funkcjonują role: Koordynator oraz Pracownik. Właścicielem Konta jest Koordynator, o którym mowa w § 2 – jego uprawnienia nie mogą zostać odebrane ani obniżone przez innych Użytkowników.
  2. Użytkowników zapraszają Koordynatorzy. O ile Oferta nie stanowi inaczej, liczba Użytkowników w ramach Konta nie jest limitowana; Usługodawca zastrzega możliwość wprowadzenia limitów dla kolejnych Okresów Subskrypcji, o czym poinformuje w Ofercie na kolejny okres.
  3. Klient ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania wszystkich swoich Użytkowników (w tym osób zaproszonych przez Koordynatorów) związane z korzystaniem z Aplikacji, jak za działania i zaniechania własne. Klient odpowiada również za zgodność uprawnień nadanych Użytkownikom ze swoją strukturą organizacyjną i wewnętrznymi upoważnieniami.
  4. Logowanie do Aplikacji odbywa się, według wyboru Użytkownika, za pomocą loginu i hasła albo poprzez konto Microsoft lub Google (logowanie federacyjne), z wykorzystaniem zewnętrznego dostawcy usług tożsamości. W przypadku logowania federacyjnego uwierzytelnienie następuje po stronie dostawcy konta (Microsoft/Google), zgodnie z jego regulaminem i polityką prywatności. Usługodawca nie otrzymuje ani nie przechowuje hasła do konta Microsoft lub Google Użytkownika.
  5. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania w poufności danych logowania oraz nieudostępniania ich osobom trzecim. Klient niezwłocznie poinformuje Usługodawcę o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki dostępu do Konta uzyskanego przy użyciu prawidłowych danych logowania Użytkownika, jeżeli utrata ich poufności nastąpiła z przyczyn leżących po stronie Klienta lub Użytkownika.
  6. Konto jest prowadzone w architekturze wielonajemcowej z logiczną izolacją danych poszczególnych Klientów.

§ 11. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

  1. Korzystanie z Aplikacji wymaga łącznie: urządzenia z dostępem do sieci Internet, aktualnej wersji jednej z popularnych przeglądarek internetowych (np. Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywnego konta poczty elektronicznej.
  2. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowaną transmisję danych (HTTPS), szyfrowanie danych szczególnie wrażliwych (w tym Tokenów KSeF i kopii zapasowych) oraz logiczną izolację danych Klientów. Szczegóły środków bezpieczeństwa opisuje Umowa Powierzenia.
  3. Usługodawca informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak możliwość działania złośliwego oprogramowania, phishingu lub nieuprawnionego dostępu do danych. W celu ich minimalizacji zaleca się stosowanie aktualnego oprogramowania, w tym antywirusowego, silnych haseł oraz nieudostępnianie danych logowania.
  4. Zabronione jest: dostarczanie do Aplikacji treści o charakterze bezprawnym, korzystanie z Aplikacji w sposób zakłócający jej działanie lub nadmiernie obciążający infrastrukturę, podejmowanie prób nieautoryzowanego dostępu do systemu teleinformatycznego Usługodawcy lub danych innych Klientów, wykorzystywanie w Aplikacji wirusów, botów lub innych szkodliwych kodów, a także automatyzacja korzystania z Aplikacji poza udostępnionymi przez Usługodawcę mechanizmami.
  5. Klient jest zobowiązany podawać dane zgodne ze stanem rzeczywistym i niezwłocznie je aktualizować. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania danych nieprawdziwych, niepełnych lub nieaktualnych.

§ 12. Opłaty i rozliczenia

  1. Wysokość Opłaty jest ustalana indywidualnie w Ofercie, w złotych polskich (PLN), w kwocie netto, do Opłaty doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dacie wystawienia faktury. Usługodawca nie publikuje cennika ogólnodostępnego.
  2. Opłata jest płatna z góry za cały Okres Subskrypcji, przelewem na rachunek bankowy Usługodawcy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury, chyba że Oferta stanowi inaczej. Za dzień zapłaty uważa się dzień zaksięgowania środków na rachunku bankowym Usługodawcy. Usługodawca nie korzysta z zewnętrznych operatorów płatności.
  3. Faktury są wystawiane jako Faktury Ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz mogą być dodatkowo przesyłane Klientowi jako wizualizacje pocztą elektroniczną, na co Klient wyraża zgodę.
  4. Opłata jest niepodzielna i nie podlega zwrotowi, w całości ani w części, w przypadku niewykorzystywania Aplikacji przez Klienta w trakcie opłaconego Okresu Subskrypcji, rezygnacji z Aplikacji przed upływem tego okresu albo rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Klienta.
  5. Opłata, jako opłata licencyjna, jest kalkulowana indywidualnie z uwzględnieniem parametrów korzystania z Aplikacji przez Klienta, w szczególności skali działalności, liczby przetwarzanych faktur oraz wolumenu przechowywanych Treści Klienta. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości Opłaty na kolejne Okresy Subskrypcji, w szczególności w przypadku istotnej zmiany tych parametrów; nowa wysokość Opłaty jest przedstawiana Klientowi w Ofercie na kolejny Okres Subskrypcji i nie wpływa na Okres Subskrypcji już opłacony.
  6. W przypadku udzielenia Klientowi dostępu do Aplikacji przed zaksięgowaniem Opłaty i braku zapłaty w terminie:
    1. Usługodawca wezwie Klienta do zapłaty pocztą elektroniczną, wyznaczając dodatkowy termin;
    2. po bezskutecznym upływie 14 dni od dnia wezwania Usługodawca może zawiesić Klientowi dostęp do Aplikacji (blokada logowania) do czasu zaksięgowania zaległej Opłaty; okres zawieszenia nie przedłuża Okresu Subskrypcji;
    3. po bezskutecznym upływie 30 dni od dnia wezwania Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym; § 16 ust. 6–8 stosuje się.
  7. Zawieszenie dostępu, o którym mowa w ust. 6, nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty Opłaty za opłacany Okres Subskrypcji.

§ 13. Obowiązki Klienta

  1. Klient zobowiązany jest do korzystania z Aplikacji zgodnie z Regulaminem, Ofertą, powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz przeznaczeniem Aplikacji, a także w sposób niezakłócający jej działania.
  2. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za: Treści Klienta, w tym ich legalność, poprawność i kompletność; zgodność korzystania z Aplikacji z obowiązkami publicznoprawnymi Klienta (w tym podatkowymi i rachunkowymi), merytoryczną weryfikację danych, zestawień i raportów generowanych w Aplikacji przed ich wykorzystaniem oraz wykonywanie kopii i eksport Treści Klienta w terminach wynikających z Regulaminu.
  3. Klient przetwarza dane osobowe zawarte w Treściach Klienta jako ich administrator, zgodnie z RODO, i ponosi odpowiedzialność za istnienie podstaw prawnych ich przetwarzania oraz powierzenia ich Usługodawcy na zasadach Umowy Powierzenia.
  4. Klient zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności oraz naprawi udokumentowaną szkodę (w tym pokryje uzasadnione koszty obrony prawnej) w przypadku roszczeń osób trzecich kierowanych wobec Usługodawcy, a wynikających z: Treści Klienta, korzystania z Aplikacji przez Klienta lub jego Użytkowników z naruszeniem Regulaminu lub prawa, albo naruszenia przez Klienta zasad posługiwania się Danymi Uwierzytelniającymi KSeF.
  5. Usługodawca może, za uprzednią zgodą Klienta wyrażoną co najmniej w formie dokumentowej, którą Klient może odwołać w każdym czasie, posługiwać się nazwą (firmą) i logotypem Klienta w materiałach referencyjnych i marketingowych Usługodawcy, wyłącznie w celu wskazania faktu współpracy.

§ 14. Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. W granicach dopuszczalnych bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ograniczona jest wyłącznie do szkód wyrządzonych Klientowi z winy umyślnej Usługodawcy.
  2. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie, w jakim takie wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną Klientowi umyślnie.
  3. Z zastrzeżeniem ust. 2, całkowita łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ze wszystkich tytułów związanych z Umową, Licencją lub korzystaniem z Aplikacji ograniczona jest do kwoty stanowiącej równowartość Opłat netto faktycznie zapłaconych przez Klienta na rzecz Usługodawcy w okresie 3 (trzech) miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę, a jeżeli współpraca trwała krócej – do sumy Opłat netto faktycznie zapłaconych przez Klienta.
  4. Z zastrzeżeniem ust. 2, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści ani za szkody pośrednie, następcze lub wynikowe, w tym w szczególności utratę spodziewanych przychodów, utratę kontraktów, przerwy w działalności, utratę renomy oraz utratę lub uszkodzenie danych, nawet jeżeli został poinformowany o możliwości ich wystąpienia.
  5. Z zastrzeżeniem ust. 2, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
    1. niedostępności, awarii, przerw technicznych, ograniczeń, błędów lub wadliwego działania KSeF, w tym braku możliwości pobrania Faktur Ustrukturyzowanych lub opóźnień w ich pobraniu;
    2. zmian przepisów prawa, wymagań technicznych lub reguł działania KSeF wprowadzonych po stronie Ministerstwa Finansów, w tym czasowego zakłócenia synchronizacji do czasu dostosowania Aplikacji;
    3. treści, poprawności, kompletności lub aktualności danych zawartych w Fakturach Ustrukturyzowanych wystawionych przez kontrahentów Klienta lub przez Klienta, a także zestawień, budżetów i raportów opartych na tych danych;
    4. Sugestii AI oraz wyników działania reguł przypisywania, które mają charakter wyłącznie pomocniczy i podlegają weryfikacji Klienta;
    5. decyzji biznesowych, finansowych, podatkowych lub prawnych podjętych przez Klienta na podstawie danych prezentowanych w Aplikacji;
    6. działań lub zaniechań Użytkowników, w tym usunięcia lub zmodyfikowania Treści Klienta przez Użytkowników;
    7. okoliczności leżących po stronie Klienta, w tym unieważnienia, wygaśnięcia lub cofnięcia Tokenu KSeF lub uprawnień w KSeF, niespełnienia wymagań technicznych, braku dostępu do sieci Internet lub udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym;
    8. niedostępności lub wadliwego działania usług dostawców zewnętrznych (w szczególności infrastruktury chmurowej, usług tożsamości, poczty elektronicznej lub sieci dostawy treści) – w zakresie, w jakim szkoda nie wynika z niedochowania przez Usługodawcę należytej staranności w doborze tych dostawców;
    9. siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia.
  6. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi jest wyłączona w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za Treści Klienta i nie jest zobowiązany do ich monitorowania ani do aktywnego ustalania okoliczności wskazujących na ich bezprawność; może jednak uniemożliwić dostęp do treści w razie otrzymania urzędowego zawiadomienia lub uzyskania wiarygodnej wiadomości o ich bezprawnym charakterze, na zasadach wynikających z przepisów prawa.

§ 15. Reklamacje

  1. Klient może złożyć reklamację dotyczącą Aplikacji lub Usług Towarzyszących pocztą elektroniczną, na adres: [email protected].
  2. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Klienta i Konto, opis stwierdzonej nieprawidłowości (w miarę możliwości wraz z datą i okolicznościami jej wystąpienia) oraz treść żądania.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnej reklamacji. Jeżeli podane informacje wymagają uzupełnienia, Usługodawca zwróci się o ich uzupełnienie, a termin rozpatrzenia biegnie od dnia doręczenia uzupełnienia. Odpowiedź jest przesyłana pocztą elektroniczną.
  4. Przed złożeniem reklamacji Klient powinien zweryfikować, czy nieprawidłowość nie wynika z przyczyn leżących po jego stronie, w szczególności z niespełnienia wymagań technicznych, o których mowa w § 11 ust. 1, albo z okoliczności dotyczących KSeF.

§ 16. Czas trwania i zakończenie Umowy. Dane po zakończeniu

  1. Umowa wygasa z upływem opłaconego Okresu Subskrypcji, bez potrzeby składania oświadczeń. Zawarcie Umowy na kolejny Okres Subskrypcji następuje na zasadach § 4 ust. 6.
  2. Klient może w każdym czasie zrezygnować z zawierania Umowy na kolejne Okresy Subskrypcji, informując o tym Usługodawcę pocztą elektroniczną; rezygnacja nie wpływa na trwający, opłacony Okres Subskrypcji ani nie uprawnia do zwrotu Opłaty.
  3. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, przy czym:
    1. w przypadku wypowiedzenia przez Klienta – Opłata za opłacony Okres Subskrypcji nie podlega zwrotowi w żadnej części;
    2. w przypadku wypowiedzenia przez Usługodawcę z przyczyn nieleżących po stronie Klienta – Usługodawca zwróci Klientowi część Opłaty proporcjonalną do niewykorzystanej części opłaconego Okresu Subskrypcji, liczoną według dni.
  4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku:
    1. rażącego naruszenia przez Klienta lub jego Użytkownika Regulaminu, w tym warunków Licencji, zakazów z § 11 ust. 4 lub zasad korzystania z KSeF;
    2. zaległości płatniczych, na zasadach § 12 ust. 6 lit. c;
    3. podania przez Klienta nieprawdziwych danych istotnych dla zawarcia lub wykonywania Umowy;
    4. działania Klienta lub Użytkownika na szkodę Usługodawcy, innych klientów Usługodawcy lub bezpieczeństwa Aplikacji.
  5. Oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu Umowy składane są co najmniej w formie dokumentowej: przez Klienta, na adres: [email protected], przez Usługodawcę, na adres poczty elektronicznej przypisany do Właściciela Konta.
  6. W przypadku rozwiązania Umowy przez Usługodawcę na podstawie ust. 4 Opłata za opłacony Okres Subskrypcji nie podlega zwrotowi, co nie wyłącza dalej idących roszczeń Usługodawcy.
  7. Przez 30 dni od dnia zakończenia ostatniej Umowy (niezależnie od trybu jej zakończenia) Usługodawca umożliwia Klientowi eksport Treści Klienta za pomocą udostępnionego w Aplikacji generatora plików w formacie arkusza kalkulacyjnego (XLSX); w tym okresie dostęp do Konta może być ograniczony do funkcji eksportu. Odpowiedzialność za wykonanie eksportu w tym terminie ponosi Klient.
  8. Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 7, Usługodawca trwale usuwa Treści Klienta oraz Konto, na zasadach i w terminach doprecyzowanych w Umowie Powierzenia, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§ 17. Dane osobowe

  1. W zakresie danych osobowych zawartych w Treściach Klienta (w szczególności danych kontrahentów Klienta i danych z Faktur Ustrukturyzowanych) administratorem jest Klient, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający, na podstawie Umowy Powierzenia stanowiącej integralną część Umowy. Umowa Powierzenia określa w szczególności przedmiot, charakter i cel przetwarzania, obowiązki stron, listę dalszych podmiotów przetwarzających oraz środki techniczne i organizacyjne.
  2. W zakresie danych osobowych Użytkowników (dane kont i logowania), danych kontaktowych i rozliczeniowych Klienta oraz danych osób korzystających z formularza „Zamów demo” administratorem jest Usługodawca, a zasady tego przetwarzania określa Polityka Prywatności.
  3. Usługodawca nie ustanowił inspektora ochrony danych, kontakt w sprawach danych osobowych jest możliwy pod adresem wskazanym w § 1 ust. 3.

§ 18. Poufność

  1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony, uzyskanych w związku z zawarciem lub wykonywaniem Umowy, w szczególności warunków Oferty, informacji technicznych o Aplikacji oraz Treści Klienta oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w celu wykonania Umowy.
  2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji: powszechnie znanych bez naruszenia niniejszego paragrafu; ujawnionych za uprzednią zgodą Strony, której dotyczą, wyrażoną co najmniej w formie dokumentowej; których ujawnienie jest wymagane przepisami prawa lub żądaniem uprawnionego organu; a także ujawnianych zawodowym doradcom Strony zobowiązanym do poufności.
  3. Obowiązek poufności wiąże w okresie obowiązywania Umowy oraz przez 3 lata po zakończeniu ostatniego Okresu Subskrypcji.

§ 19. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: zmiany przepisów prawa lub ich wykładni przez organy lub sądy, mającej wpływ na treść Regulaminu; zmiany zakresu lub sposobu działania Aplikacji, w tym wprowadzenia nowych funkcjonalności lub wycofania dotychczasowych; zmiany dostawców zewnętrznych lub warunków technicznych świadczenia usług; względów bezpieczeństwa; konieczności usunięcia omyłek, niejasności lub luk redakcyjnych.
  2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klienta pocztą elektroniczną (na adres Właściciela Konta) lub komunikatem w Aplikacji, nie później niż 14 dni przed datą wejścia zmian w życie, udostępniając nową treść Regulaminu.
  3. Do Umowy zawartej na dany Okres Subskrypcji stosuje się Regulamin w brzmieniu obowiązującym w chwili jej zawarcia. Zmieniony Regulamin wiąże Klienta od pierwszej Umowy (pierwszego Okresu Subskrypcji) zawartej po jego wejściu w życie; opłacenie kolejnego Okresu Subskrypcji po wejściu zmian w życie jest równoznaczne z akceptacją zmienionego Regulaminu.
  4. Jeżeli zmiana Regulaminu miałaby wejść w życie w trakcie trwającego Okresu Subskrypcji i pogarszałaby sytuację Klienta, Klient może, w terminie 14 dni od zawiadomienia, zgłosić sprzeciw; w takim przypadku do końca trwającego Okresu Subskrypcji stosuje się Regulamin w brzmieniu dotychczasowym. Zmiany polegające wyłącznie na rozszerzeniu funkcjonalności Aplikacji, wprowadzeniu nowych usług lub zmianach redakcyjnych niewpływających na prawa i obowiązki Klienta nie wymagają trybu określonego w ust. 2–3 i nie uprawniają do sprzeciwu.

§ 20. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym dla Umowy i Regulaminu jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, u.ś.u.d.e. oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  2. Wszelkie spory wynikające z Umowy lub z nią związane będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby (stałego miejsca wykonywania działalności) Usługodawcy.
  3. Klient nie może przenieść praw ani obowiązków z Umowy, w całości ani w części, na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej co najmniej w formie dokumentowej, pod rygorem nieważności.
  4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień; w miejsce postanowienia nieważnego lub bezskutecznego stosuje się regułę najbliższą jego celowi gospodarczemu.
  5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2026 r.