# FlowBud — pełna dokumentacja produktu

> FlowBud to oprogramowanie SaaS do koordynacji projektów budowlanych. Adresowane do biur projektowych, projektantów wykonawczych, koordynatorów budowy i mniejszych firm wykonawczych prowadzących wiele inwestycji jednocześnie. Łączy KSeF, budżet, harmonogramy i analizę finansową w jednej aplikacji webowej.

## Spis treści

1. Czym jest FlowBud
2. Problem, który rozwiązuje
3. Dla kogo
4. Funkcje produktu
5. Integracja z KSeF 2.0
6. Reguły auto-przypisywania faktur
7. Budżet i analiza finansowa
8. Wykresy Gantta i harmonogram
9. Podwykonawcy
10. Architektura i bezpieczeństwo
11. Cennik i sprzedaż
12. FAQ
13. Kontakt

---

## 1. Czym jest FlowBud

FlowBud to platforma SaaS w modelu multi-tenant, dostępna w przeglądarce pod adresem https://flowbud.pl/. Każde biuro projektowe (tenant) ma własną odizolowaną instancję danych. Aplikacja jest dostępna w języku polskim, hostowana w regionie Northern Europe (Azure), z backendem .NET 8 (Azure Functions) i frontendem React/TypeScript.

Główna idea: zamiast prowadzić projekt budowlany w Excelu, mailu, WhatsAppie i papierowych fakturach — wszystkie dane finansowe i operacyjne mieszkają w jednym miejscu, automatycznie spinanym przez integrację z państwowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

## 2. Problem, który rozwiązuje

Typowe biuro projektowe prowadzi 5-15 inwestycji równolegle. Każda inwestycja generuje:

- 30-200 faktur miesięcznie (od podwykonawców, dostawców materiałów, mediów)
- Harmonogram prac z 50-300 pozycjami
- 5-15 podwykonawców do koordynacji
- Budżet, który ciągle się zmienia w trakcie realizacji

Bez FlowBuda koordynator:

- Przepisuje dane z faktur PDF do Excela
- Pamięta deadliny w głowie albo w kalendarzu Outlooka
- Sprawdza statusy podwykonawców przez WhatsAppa
- Liczy budżet ręcznie kalkulatorem
- Nie wie do końca miesiąca, czy projekt zarabia czy traci

FlowBud automatyzuje wszystkie cztery przepływy: faktury → KSeF, deadliny → Outlook, dane → jeden dashboard, budżet → live P&L per projekt.

## 3. Dla kogo

**Idealny klient:**

- Biuro projektowe lub firma wykonawcza dowolnej wielkości
- Prowadzi minimum kilka inwestycji równolegle
- Ma już Excela albo Notion pełnego danych, ale szuka czegoś dedykowanego
- Faktury w obiegu między biurem, klientem końcowym i podwykonawcami
- Polska firma rozliczająca się w PLN, podlegająca KSeF

**Nie dla:**

- Wielkich generalnych wykonawców (Asite, Procore tam wygrywają)
- Jednoosobowego architekta robiącego 1 projekt na pół roku
- Firm spoza Polski (KSeF jest specyficzny dla PL)

## 4. Funkcje produktu

### 4.1 Inwestycje

Centralna jednostka. Każda inwestycja ma:

- Nazwa, adres, kod (opcjonalny)
- Typ: Remont / Przebudowa / Rozbudowa / Fitout / Nowy obiekt
- Status: planowana / w trakcie / zakończona / wstrzymana
- Plan budżetu i bieżący spent (liczony dynamicznie z faktur)
- Harmonogram w postaci wykresu Gantta
- Listę przypisanych podwykonawców
- Listę powiązanych faktur (z KSeF lub dodanych ręcznie)

### 4.2 Faktury (KsefInbox)

Wszystkie faktury z KSeF + faktury wprowadzone ręcznie. Filtrowanie po: inwestycja, podwykonawca, status (opłacona/nieopłacona), zakres dat. Akcje:

- Przypisanie do inwestycji (ręczne lub przez regułę)
- Oznaczenie jako opłacona
- Sugestia inwestycji (gdy reguły nic nie matchują, system proponuje najlepiej dopasowaną opcję)
- Eksport do PDF / CSV

### 4.3 Reguły KSeF

Patrz sekcja 6.

### 4.4 Podwykonawcy

CRUD podwykonawców (NIP, nazwa, branża, kontakt). Auto-rozpoznawanie nowych firm na podstawie NIP-ów wystawców z faktur — system proponuje dodanie do listy, koordynator zatwierdza.

### 4.5 Harmonogram (Gantt)

Patrz sekcja 8.

### 4.6 Automatyczne powiadomienia o zmianach

Każda zmiana w projekcie (przesunięty termin, nowa faktura, ruch w harmonogramie, nowy podwykonawca, zmiana budżetu) generuje powiadomienie do określonych odbiorców. Routing oparty na rolach:

- Kierownik budowy
- Koordynator
- Projektant / architekt
- Konkretne ekipy / brygady
- Cały zespół projektu

Konfigurowalne per typ zdarzenia i per rola — np. "przesunięcie kamienia milowego → powiadomienie do kierownika i projektanta, plus do brygady wykonującej etap". Sposób doręczenia powiadomienia ustalany na etapie wdrożenia.

### 4.7 Reminder w Outlooku

Po oznaczeniu terminu płatności faktury — w Outlooku koordynatora pojawia się przypomnienie. Po oznaczeniu faktury jako „opłacona” — przypomnienie znika automatycznie.

### 4.8 Zarządzanie zespołem

Koordynator w sekcji „Ustawienia → Zespół” zaprasza pracowników i innych koordynatorów. Wystarczy wpisać email i wybrać rolę (Pracownik / Koordynator). Zaproszony dostaje mailem notyfikację z linkiem do logowania.

Login odbywa się przez Microsoft (Entra ID) lub Google — tym samym adresem, na który wysłane było zaproszenie. Po zalogowaniu użytkownik automatycznie wchodzi do tenanta swojego biura, bez dodatkowej konfiguracji.

Role:
- **Koordynator** — pełny dostęp, w tym zarządzanie zespołem i konfiguracja KSeF
- **Pracownik** — odczyt + ręczna synchronizacja faktur, bez dostępu do zarządzania zespołem i sekretów

Bez limitu miejsc na MVP. Koordynator może w każdej chwili usunąć członka — od razu traci dostęp.

## 5. Integracja z KSeF 2.0

FlowBud korzysta z KSeF 2.0 (REST API Ministerstwa Finansów). Tenant podaje token autoryzacyjny KSeF (instrukcja w aplikacji), po czym system automatycznie:

1. Pobiera nowe faktury sprzedażowe i zakupowe (codziennie + na żądanie)
2. Wyciąga z XML faktury kluczowe pola: numer KSeF, data wystawienia, NIP sprzedawcy, NIP nabywcy, kwota netto/brutto, waluta, pozycje, stopkę
3. Aplikuje reguły auto-przypisywania (sekcja 6)
4. Jeśli reguły nie matchują — odpala suggester, który liczy podobieństwo tekstowe między fakturą a aktywnymi inwestycjami tenantu i proponuje najlepiej dopasowaną opcję
5. Faktury bez przypisania trafiają do skrzynki „Do przypisania”, gdzie koordynator decyduje 1 klikiem
6. W momencie pobrania i auto-przypisania koordynator dostaje powiadomienie push w aplikacji — wie od razu, co przyszło i gdzie trafiło, bez manualnego sprawdzania skrzynki

## 6. Reguły auto-przypisywania faktur

Reguła to zestaw warunków, które kierują fakturę do konkretnej inwestycji. Pola dostępne w warunku:

- `sellerNip` — NIP sprzedawcy
- `sellerName` — nazwa sprzedawcy
- `invoiceNumber` — numer faktury
- `ksefNumber` — numer KSeF
- `notes` — notatki ręczne
- `footerAddress` — adres ze stopki faktury
- `itemNames` — nazwy pozycji towarów/usług

Operatory: `equals`, `contains`, `startsWith`. Tryby łączenia warunków: `OR` (default) lub `AND`.

System ma wbudowany hand-rolled normalizer polskich końcówek odmiany (np. „Pomorska” / „Pomorskiej” / „Pomorskim” traktowane są jako ten sam stem), więc reguły działają niezależnie od deklinacji.

Reguły są generowane automatycznie przy zakładaniu nowej inwestycji (na podstawie nazwy, adresu, kodu). Koordynator może każdą zmodyfikować, usunąć lub dodać własne.

## 7. Budżet i analiza finansowa

Każda inwestycja ma plan budżetu (CAPEX + OPEX) wprowadzony przez koordynatora. Aktualny spent jest liczony dynamicznie:

```
spent = SUM(faktury przypisane do inwestycji, status = opłacona, kwota netto)
```

Dashboard pokazuje:

- Plan vs. realizacja (PLN, %)
- Spent w podziale na kategorie
- Spent per podwykonawca
- Burn rate (tempo wydawania)
- Projekcja końcowego kosztu na podstawie tempa

**Analiza finansowa per projekt** (osobny widok): pełen P&L na inwestycję — przychody (faktury sprzedażowe), koszty (zakupowe), marża, drill-down do każdej faktury. Razem dla całego biznesu — sumaryczny P&L wszystkich inwestycji.

## 8. Wykresy Gantta i harmonogram

Każda inwestycja ma harmonogram w formie wykresu Gantta z funkcjami:

- Drag & drop pozycji (zmiana dat)
- Zależności między pozycjami (finish-to-start, start-to-start)
- Kamienie milowe (deklarowane wizualnie)
- Eksport do PDF
- Historia zmian (audit log — kto, kiedy, co zmienił)

Filozofia: koordynator ma „rękę na pulsie” — widzi w czasie rzeczywistym, gdzie projekt się ślizga.

## 9. Podwykonawcy

Lista podwykonawców per tenant (CRUD). Każdy podwykonawca: NIP (z walidacją sumy kontrolnej), nazwa, branża, kontakt, lista projektów, w których uczestniczył.

**Auto-discovery:** system analizuje NIP-y sprzedawców z importowanych faktur. Jeśli NIP nie jest jeszcze zarejestrowany jako podwykonawca, proponuje dodanie (z prefillowanym NIP-em i sugerowaną nazwą). Koordynator decyduje 1 klikiem — odrzucenie też jest opcją (nie każdy sprzedawca to podwykonawca, np. media, paliwo).

## 10. Architektura i bezpieczeństwo

- Hosting: Microsoft Azure, region Northern Europe
- Backend: .NET 8 isolated Azure Functions
- Frontend: React 18 + TypeScript + Vite, hostowany na Cloudflare Pages
- API proxy: Cloudflare Worker (`flowbud.pl/api/*` → Azure Function)
- Baza: Azure Table Storage (multi-tenant z izolacją per PartitionKey)
- Auth: JWT Bearer + Microsoft Entra ID (multi-tenant app registration)
- Sekrety: Azure Key Vault
- Każdy tenant ma własny PartitionKey — fizyczna izolacja danych
- TLS 1.2+, HSTS, CSP

## 11. Cennik i sprzedaż

- Model: abonament miesięczny SaaS
- Bez darmowego trialu — najpierw demo, potem decyzja
- Bez self-service rejestracji — konto aktywuje SuperAdmin po opłaceniu pierwszej faktury
- Rozliczenie: faktura VAT, przelew tradycyjny (bez Stripe / kart)
- Cena podawana indywidualnie podczas rozmowy demo

Świadomie unikamy modelu „freemium z 14-dniowym trialem” — nasz target to firmy, które już mają problem i szukają rozwiązania, nie zwiedzający.

## 12. FAQ

**Czy FlowBud integruje się z KSeF?**
Tak, FlowBud korzysta z KSeF 2.0 (REST API Ministerstwa Finansów). Faktury sprzedażowe i zakupowe są pobierane automatycznie po podaniu tokenu KSeF tenantu.

**Czy faktury muszą być wprowadzane ręcznie?**
Nie. Jeśli faktura jest w KSeF, FlowBud pobiera ją automatycznie. Faktury spoza KSeF (np. zagraniczni dostawcy) można dodać ręcznie.

**Jak FlowBud przypisuje fakturę do inwestycji?**
FlowBud używa inteligentnego dopasowania AI, które samo analizuje treść faktury (sprzedawca, pozycje, stopka, lokalizacja) i przypisuje ją do właściwej inwestycji bez ingerencji koordynatora. Dla pełnej kontroli można dodać własne reguły (NIP, fragment nazwy, lokalizacja) jako ostre dopasowanie. W przypadkach niejednoznacznych system proponuje najlepiej dopasowaną opcję, a koordynator zatwierdza jednym klikiem.

**Czy FlowBud działa offline?**
Nie. FlowBud to aplikacja webowa wymagająca połączenia z internetem. Mobile-friendly responsive, ale nie ma natywnej apki.

**Czy mogę eksportować dane?**
Tak. Faktury, harmonogramy i raporty finansowe można eksportować do CSV i PDF. Dane są Twoje — w każdej chwili można je wyciągnąć.

**Ile kosztuje FlowBud?**
Cena zależy od liczby faktur do przetworzenia miesięcznie.

**Dla ilu osób / inwestycji jest FlowBud?**
Sprawdza się zarówno w małych pracowniach jak i większych firmach prowadzących wiele inwestycji równolegle. Brak twardych limitów technicznych.

**Czy moi podwykonawcy też mają dostęp?**
W obecnej wersji — nie, FlowBud to narzędzie dla koordynatora. Dostęp dla podwykonawców jest na roadmapie.

**Czy dane są bezpieczne?**
Tak. Twoje dane trzymamy w tej samej infrastrukturze, z której korzystają banki i instytucje publiczne. Każde biuro ma swoją odizolowaną przestrzeń, do której nikt z zewnątrz nie ma dostępu. Wszystko szyfrowane i zgodne z RODO. My pilnujemy bezpieczeństwa — Ty pracujesz.

## 13. Kontakt

- WWW: https://flowbud.pl/
- Email: kontakt@flowbud.pl
- Forma kontaktu: formularz „Zamów demo” na stronie głównej
- Czas odpowiedzi: 24h w dni robocze
- Lokalizacja: Warszawa, Polska